歯科事務ってこんな仕事をしています！電話応対編

歯科事務は意外と無資格でも求人があるため、挑戦してみたいという人も少なくないと思いますが、初めて働くとなると何をするのか分からないため、不安から諦めてしまっていませんか？

そこで具体的な仕事内容を今回は電話応対に絞ってご紹介していきます。医療関係ならではの対応方法があるので是非参考にしてみてください。

電話をスムーズに対応して業務を円滑に

歯科事務というと受け付けで電話応対をしたり、来院された患者さんの対応や、治療後のお会計と予約を取る、こんな仕事を想像すると思います。

その仕事の中で割と大部分を占めているのが電話の対応で、普通に予約を取りたい方もいれば治療についての問い合わせもありますし、医療関係の業者からの営業電話も多いです。

電話に時間をとられていると、患者さんのお会計や、その他の仕事に支障をきたしてしまうので、必要な電話なのかを見極めたり、要点を察して対応していくことが重要です。

中には要領を得ない話し方の方もおりますので、しっかり聞いていると時間がかかってしまいます。差しさわりのない程度に要点を聞き返して話を先に進めていくなど、ちょっとしたテクニックがあるとよりスムーズに業務を進めることができるでしょう。

少し踏み込んで、患者さんからの電話応対はどのようなものがあるのか説明していきましょう。

大抵は予約、または予約の変更希望の患者さんからの電話がほとんどで、その中でも特に初診の方の場合、どんな治療内容になるのか聞かれることもあります。

電話口で、病状を聞いて多分この治療を行うことになるだろう、ということは予想がつくのですが、そこで「〇〇です」と断定してしまうと、実際に診察してみて違ったなんてことになると厄介ですので「診察してみないと分からない」と言うしかありません。

少しでも内容を知って安心したい、という歯科治療に対する不安な気持ちは分からなくもないのですが、後々トラブルになりかねませんので、断言するのは控えましょう。

特に多いのが「歯が痛いかから抜いてほしい」と具体的に行なってほしい内容を指定してくる患者さんです。

歯が痛いといっても、抜かなくても済むこともありますし、痛みという急性症状があると治療はできないことも多いため投薬のみになることもあります。

なので、患者さんからのこのように具体的な申し出があっても「できないかもしれない」というニュアンスで受け答えて、上述したように「診察してみないと分からない」ということも併せて伝えた方が良いでしょう。

治療内容の問い合わせと同じくらい、治療の金額も聞かれることがありますが、何を行うか明確でないのですから金額も、もちろんハッキリとは分かりませんので、同様に「分からない」と伝えるしかありません。

しかし、そう言われると患者さんの方もどのくらいお金を用意していけばいいか困ってしまいますので、私の場合は「数千円ほど」と伝えておりました。

治療中の患者さんであれば、次回の治療予定が分かっていますので、特に被せものが入ると治療費が高額になるため問い合わせてくる方もいます。そのような場合は、大体の金額は分かりますので「〇〇円くらい」と金額を伝えてあげましょう。

また、かかって来る電話で多いのが営業電話で、この応対が非常に面倒で対応に困ることも多いです。

大抵は医療関係の販売業者か書籍などの出版関係などで、これらの業者と具体的に話を詰めるのは院長などになりますが、大抵は診療時間内にかかって来るため、手が空いてないことも多く、電話を繋ぐべきか悩むところです。

実際は必要ないものが多いので断る場合がほとんどですが、でも「もしかしたら必要なものかも」と考えてしまい、とその線引きが働き始めたばかりだと非常に難しいです。

その歯科医院と取引きがある業者さんからの電話もあるので、営業電話との違いが分からないことも多いです。まずは要件を聞いてみて、ただの営業なのか重要性が高いものなのか見極めてみてください。

それでもどちらかハッキリしないときもありますので、そのようなときは「先生と何かお約束されたうえでのお電話だったでしょうか？」と私は聞いて、そうでない場合は切るようにしていました。

受け付け業務は決して暇ではありませんので、必要の無い営業電話を延々と聞く必要はありません。もちろん、歯科医院よって対応の方針に違いがあるとは思いますが、業務を円滑に進めるためにも判断力をつけていきましょう。

電話応対ひとつで、患者さんの印象が変わってしまうこともありますし、かといって相手に合わせてばかりいると業務にも支障が出てしまいます。

地域性もあるので、電話応対は基本的にスムーズに終わらせることがほとんどで困ったりしない、という歯科医院も中にはあります。しかし、地方ですとやっぱり年配の患者さんが多く、話が長くなってしまいがちです。

聞いてあげることも大切だと思いますが、中には全然関係ない話に発展しかねませんので、うまく話を切り返して要点を捉えるようにしてみてくださいね。

電話は苦手、という方でもしばらくすれば慣れてしまうので、電話がネックで歯科事務の応募に躊躇しているようであれば、非常にもったいないです。

誰でも最初はうまくいかないことも多いのが普通ですので、恐れずにチャレンジしてみてくださいね。

無資格、未経験で歯科医院で働き始めて、歯科助手を経て歯科事務職をこなすようになり、気が付けば一人でレセプトをするまでに。多忙な業務のため、鬱になり退職しましたが、未経験から働くためのノウハウをお伝えしたいです。